Informationspflichten laut DSGVO

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Die Johannes Kepler Universität Linz ist Verantwortliche der beschriebenen Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und kommt hiermit ihren entsprechenden Informationspflichten nach DSGVO nach. Wir bitten Sie um Kenntnisnahme der nachstehenden Mitteilung betreffend die administrative und technische Abwicklung im Rahmen der Inanspruchnahme des Konferenzbuchungssystems der Johannes Kepler Universität Linz.

I. Angabe der Kontaktdaten

Verantwortliche der in der Folge beschriebenen Datenverarbeitung ist die Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.

Der/Die Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Stabstelle Datenschutz, Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.

II. Hintergrund der Verarbeitung / Angabe des Zweckes, für welchen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen / Rechtsgrundlage der Verarbeitung / Kategorien von EmpfängerInnen der personenbezogenen Daten

1. Die JKU betreibt einen eigenen Webshop um eine Anmeldung zu Veranstaltungen der Universität (insbesondere Konferenzen, Tagungen, Universitätsball etc) zu ermöglichen. NutzerInnen können unter Angabe personenbezogener Daten Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Dazu ist eine Registrierung der NutzerInnen mittels eines entsprechenden NutzerInnenkontos Voraussetzung. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingetragen und seitens der JKU verarbeitet.

Die JKU erhebt dabei folgende personenbezogene Daten von Ihnen als betroffener Person, um die Inanspruchnahme dieses Internetangebots durch Sie zu ermöglichen:

• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Adresse
• Firma/Organisation
• E-Mail-Adresse
• BenutzerInnenkennung
• Passwort (nur verschlüsselt – bei einer Eingabe über den Shibboleth Login erfolgt keine Erhebung des Passwortes durch die JKU, außer es handelt sich um eigene Bedienstete/Studierende)
• Bezahldaten (insbesondere Kreditkarten- oder sonstige Finanzinformationen, Daten zu Transaktionen oder Bestellungen)
• von Ihnen freiwillig angegebene sonstige personenbezogene Daten

Ihr Internet-Browser übermittelt beim Zugriff auf die Website der JKU aus technischen Gründen automatisch Daten an den JKU-Webserver (zB Datum und Uhrzeit des Zugriffs, URL der verweisenden Website, Ihre IP-Adresse). Diese Daten werden gesondert von anderen Daten, die Sie im Zuge der Nutzung unseres Webshops eingeben, gespeichert.

Es wird darauf hingewiesen, dass zum Zweck des einfacheren Einkaufsvorganges und zur späteren Vertragsabwicklung von der JKU als Konferenzbuchungssystem-Betreiber im Rahmen von Cookies die IP-Daten des Anschlussinhabers gespeichert werden, ebenso wie Name, Anschrift und Bezahldaten (zB Kreditkartennummer des Käufers / der Käuferin).

2. Rechtsgrundlage für die im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung mit der betroffenen Person erhobenen personenbezogenen Daten ist die Erforderlichkeit der Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist (Kaufvertrag im Webshop), oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Befüllen des virtuellen Einkaufswagens vor dem Vertragsabschluss) die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Bei der Nutzung des Webshops anlässlich sonstiger (Weiterbildungs-)Veranstaltungen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der JKU in Hinblick auf die im Universitätsgesetz 2002 verankerten Aufgaben der anzubietenden Weiterbildung, insbesondere an AbsolventInnen von Universitäten und an PädagogInnen, sowie der Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der Universitäten überwiegend erforderlich ist (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 3 Z 5 und 11 UG).

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch ein Vertragsabschluss bzw eine Teilnahme an der konkreten Veranstaltung nicht erfolgen.

Im Falle des freiwilligen Hochladens eines Profilbildes und/oder der Angabe sonstiger personenbezogener Daten durch die/den jeweilige/n NutzerIn beruht die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten im Webshop sowie für Zwecke der konkreten Veranstaltung (inklusive etwaiger sich daraus erschließender sensibler Daten: Rassische und ethnische Herkunft; politische Meinungen; religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen; Gewerkschaftszugehörigkeit; genetische Daten; biometrische Daten, die zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person verarbeitet werden; Gesundheitsdaten; Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.) auf der Einwilligung der betroffenen Person. Diese hat das Recht, die Einwilligung zu diesen Verarbeitungsvorgängen jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich beim/bei der die jeweilige Veranstaltung ausrichtenden Institut/Abteilung zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

3. EmpfängerInnen der personenbezogenen Daten sind die für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das/die jeweilige Veranstaltung ausrichtende Institut/Abteilung, die Abteilungen Finanzbuchhaltung, Veranstaltungsmanagement, Rechtsabteilung – sowie Bankinstitute, beauftragte ZahlungsdienstleisterInnen und externe BeraterInnen (zB SteuerberaterInnen, WirtschaftsprüferInnen). Festgehalten wird, dass eine Weitergabe an Dritte nur erfolgt, soweit dies gesetzlich geboten und zulässig ist.

Kommt es während oder nach Beendigung der Rechtsbeziehung zu einer allfälligen gerichtlichen und/oder behördlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an RechtsvertreterInnen und Gerichte bzw Behörden übermittelt.

III. Angabe der Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Im Falle eines Vertragsabschlusses bzw der Teilnahme an einer Veranstaltung werden die personenbezogenen Daten seitens der JKU für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie bis zum Ablauf der Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche verarbeitet. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine sonstigen berechtigten Interessen der JKU vorliegen, welche eine weitere Speicherung rechtfertigen.

IV. Information über die Betroffenenrechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruchsrecht
• Recht auf Datenübertragbarkeit

V. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus können Sie sich über eine Ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Tel. +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at beschweren.

Stand: September 2018