Informationspflichten bei Erhebung von Personenbezogenen Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung

Die Johannes Kepler Universität Linz (in der Folge „JKU“) informiert Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen (genauer: auf Sie beziehbaren persönlichen) Daten im Sinne des Art 4 Ziff. 1 Datenschutz-Grundverordnung (in der Folge „DSGVO“), deren Schutz das geltende Datenschutzrecht dient. Unter Verarbeitung ist im Sinne des Art 4 Ziff. 2 DSGVO insbesondere die Erhebung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter (technischer) Verfahren zu verstehen.

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO); Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 14/2019; Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates (Die Datenschutz-Richtlinie für den Bereich Justiz und Inneres), umgesetzt in den §§ 36-61 DSG.

I. Angabe der Kontaktdaten

Verantwortliche der in der Folge beschriebenen Datenverarbeitung im Sinne des Art 4 Ziff. 7 DSGVO ist die Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.

Der Datenschutzbeauftragte im Sinne des Art 37 DSGVO ist erreichbar unter Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Stabstelle Datenschutz, Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at. 

II. Hintergrund der Verarbeitung / Angabe des Zweckes, für welchen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen / Rechtsgrundlage der Verarbeitung / Empfänger der personenbezogenen Daten

1. Hintergrund und Zwecke der Verarbeitung

1.1 Die JKU verarbeitet als Betreiberin eines Konferenzbuchungssystems (Webshop zur Anmeldung für Veranstaltungen der JKU, wie insbesondere Konferenzen, Tagungen, Universitätsball etc.) personenbezogene Daten von Ihnen als Nutzer*in des Webshops, wie Vor- und Zuname, Geschlecht, Adresse, Firma/Organisation, E-Mail-Adresse, Benutzer*innenkennung, ein Passwort (nur verschlüsselt – bei einer Eingabe über den Shibboleth-Login erfolgt keine Erhebung des Passwortes durch die JKU, außer es handelt sich um eigene Bedienstete/Studierende), Bezahldaten (insbesondere Kreditkarten- oder sonstige Finanzinformationen, Daten zu Transaktionen oder Bestellungen) sowie sonstige von Ihnen freiwillig angegebene personenbezogene Daten (z.B. Hochladen eine Profilbildes) im Rahmen Ihrer Registrierung (Anlegen eines Nutzer*innenkontos) zum Zweck der ordnungsgemäßen Durchführung bzw. administrativen und organisatorischen Abwicklung des Anmeldeverfahrens und Ihrer Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen sowie der Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen.

1.2. Darüber hinaus übermittelt Ihr Internet-Browser beim Zugriff auf die Website der JKU aus technischen Gründen automatisch Daten an den JKU-Webserver (z.B. Datum und Uhrzeit des Zugriffs, URL der verweisenden Website, Ihre IP-Adresse). Diese Daten werden gesondert von anderen Daten, die Sie im Zuge der Nutzung unseres Webshops eingeben, gespeichert. Die Speicherung dieser Daten/Informationen ist erforderlich, um z.B. Fehlverhalten von Systemen zu analysieren oder Missbräuche aufzuklären.

1.3. Es wird darauf hingewiesen, dass zum Zweck des einfacheren Einkaufsvorganges und zur späteren Vertragsabwicklung von der JKU als Betreiberin des Konferenzbuchungssystems im Rahmen von Cookies die IP-Daten des Anschlussinhabers gespeichert werden, ebenso wie Name, Anschrift und Bezahldaten (z.B. Kreditkartennummer des*der Käufers*in). Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist somit die Vereinfachung der Nutzung von Webseiten.

1.4. Gegebenenfalls verarbeitet die JKU im Rahmen der Veranstaltung Bild –und Tonmaterial (Fotografien und Videos) von den Teilnehmer*innen der Veranstaltung, in unveränderter oder unter Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte bearbeiteten Form, zum Zweck der Dokumentation und Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der der JKU zugewiesenen Aufgaben sowie insgesamt zum Zweck der Berichterstattung bzw. des Erreichens einer gewissen Werbewirksamkeit durch Veröffentlichung auf der öffentlich zugänglichen Webseite und den Social-Media-Kanälen (YouTube, Facebook und Instagram) der JKU und gegebenenfalls auch in der lokalen Presse, Zeitschriften und Magazinen (Printmedien sowie Online-Publikationen über das Internet).

Falls Sie die Veröffentlichung von Bild -und Tonaufnahmen von sich nicht wünschen, teilen Sie uns das bitte mit!

2. Rechtsgrundlage

2.1. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.1. besteht in der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses bzw. Begründung, Erfüllung und Abwicklung eines Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie im berechtigten Interesse der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der ordnungsgemäßen (rechtmäßigen) Administration, Organisation und Abwicklung des Anmeldeverfahrens bzw. Ihrer Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen sowie der gesamten der Rechtsbeziehung mit Ihnen.

2.2. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.2. und II.1.3. ist das berechtigte Interesse der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der ordnungsgemäßen technischen Umsetzung und Gewährleistung der Funktionalität des Konferenzbuchungssystems.

2.3. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.4. ist Art 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DSGVO iVm §§ 2, 3 UG und Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Datenverarbeitung ist rechtmäßig, da sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der JKU übertragen wurde. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der JKU an der Dokumentation und Berichterstattung im Außenauftritt erforderlich.

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung können jedoch die unter Punkt II.1. genannten Zwecke nicht erreicht werden.

3. Empfänger*innen

3.1. Empfänger*innen der personenbezogenen Daten sind die für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das/die jeweilige Veranstaltung ausrichtende Institut/Abteilung, die Abteilungen Finanzbuchhaltung, Veranstaltungsmanagement und Rechtsabteilung.

3.2. Etwaige im Rahmen der künstlerischen/grafischen Gestaltung sowie des technischen Supports, Hostings, der Wartung und Administration eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen, sofern ein Zugriff durch diese auf personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden kann.

3.3. Bankinstitute, Zahlungsdienstleister*innen und externe Berater*innen (z.B. Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen).

3.4. Im Falle einer Veröffentlichung, Bereitstellung bzw. Verwendung von Daten - wie in Punkt II.1.4. beschrieben - in etwaigen Berichten in der lokalen Presse, Zeitschriften oder Magazinen können Ihre Daten auch an Presse- und Medienvertreter*innen weitergeleitet werden.

3.5. Kommt es während oder nach Beendigung der Rechtsbeziehung zu einer allfälligen gerichtlichen und/oder behördlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter*innen und Gerichte bzw. Behörden übermittelt.

3.6. Durch die Veröffentlichung Ihrer Daten - wie unter Punkt II.1.4. beschrieben - auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen der JKU (YouTube, Facebook und Instagram) und gegebenenfalls in weiteren Online-Publikationen über das Internet werden Ihre Daten grundsätzlich jedermann zugänglich gemacht. Aufgrund der weltweiten Zugänglichkeit dieser personenbezogenen Daten können diese mit Suchmaschinen gefunden, mit anderen Informationen verknüpft und auch für andere, von dieser Datenschutzerklärung nicht erfasste Zwecke kopiert und weiterverarbeitet werden. Vor diesem Hintergrund können personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungswebsite bzw. den Social-Media-Kanälen an anderer Stelle auffindbar sein. Die JKU hat darauf keinerlei Einfluss und übernimmt daher keine Haftung.

III. Angabe zur Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden seitens der JKU für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Darüber hinaus wird die Speicherdauer nach Maßgabe der Kriterien, wie der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf die genannten Zwecke sowie den allenfalls benötigten Nachweis für die korrekte Durchführung der Rechtsbeziehung mit Ihnen im Zusammenhang mit etwaigen Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten und zwar bis zu drei Jahre nach Vorliegen dieses Nachweises festgelegt.

Die Speicherung bzw. Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.4. erfolgt zudem nach Maßgabe der für die Speicherdauer festgelegten Kriterien, wie der Erforderlichkeit zur Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der Universität, der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf den beabsichtigten Werbeauftritt bzw. Dokumentations- und Kommunikationsstil der JKU.

IV. Rechte gemäß Art 15 bis 21 DSGVO

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht

V. Information zur Datenschutzbehörde und dem Beschwerderecht

Darüber hinaus können Sie sich über eine Ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Tel.: + 43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at beschweren.

 

Stand: Dezember 2022